Un recibo de café, bar o cafetería registra una transacción pequeña y rápida, y eso es exactamente lo que lo hace incómodo de reproducir más tarde. Una factura de un restaurante con servicio a la mesa llega detallada en papel impreso con una línea de propina y un número de mesa. Un flat white comprado en un mostrador, una cuenta de bar liquidada al cierre, o un pedido de entrega pagado en una aplicación produce algo mucho más corto, a menudo en un recibo del tamaño de un marcador, y a menudo ni siquiera existe. Cualquier Generador de Recibos te da una plantilla gratuita para el lado de bebidas y servicio rápido de la hospitalidad, ya seas un operador emitiendo recibos a tus propios clientes o alguien que reconstruye un registro de una compra que realmente hiciste.
Una nota sobre el uso legítimo. Esta plantilla es para cafés, bares, cafeterías, panaderías, caterings y operadores de entrega que emiten recibos a sus propios clientes, y para personas que reconstruyen un registro de comida o bebida que realmente compraron y pagaron. Producir un recibo para una compra que nunca ocurrió, inflar un total o fabricar documentación para apoyar una reclamación de gastos, un reembolso, un contracargo o una deducción de impuestos es fraude, y no es para lo que se diseñó esta herramienta.
Cómo se diferencia una cuenta de bar de otros recibos
Abrir una cuenta generalmente significa entregar una tarjeta que el local retiene y autoriza por un monto mayor que cualquier cosa que hayas pedido hasta ahora. Las bebidas se añaden durante la noche y el total final solo se captura cuando se cierra la cuenta. Esto produce dos cosas que la gente confunde: una pre-autorización, que es una retención en la tarjeta, y el cargo liquidado, que es el monto realmente cobrado.
Por eso una aplicación bancaria puede mostrar una cifra una noche y una cifra diferente dos días después, y por eso un recibo de bar vale la pena conservarlo incluso cuando el monto parece obvio. El recibo refleja lo que se pidió. La línea de la tarjeta refleja lo que se liquidó. Un recibo de cuenta normalmente muestra el local, el número de cuenta o cheque, cada ronda como una línea separada, el subtotal, el impuesto, una línea de propina o una gratificación añadida, y el total de cierre. Consulta el ejemplo de recibo de bar para una versión completada.
Servicio en mostrador y el recibo que desaparece
Las cafeterías y cafés cada vez imprimen menos a menos que se les pida. El pedido va a una pantalla, el pago es sin contacto, y el cliente sale con una bebida y sin papeleo. Muchas cadenas mantienen el registro en una cuenta o una aplicación en su lugar, y pueden mostrar un historial de compras a un cliente que ha iniciado sesión. Si necesitas prueba de una compra en una cafetería, ese historial de cuenta es el primer lugar para buscar, y un documento producido por el propio sistema del comerciante siempre tendrá más peso que uno que tú mismo armes.
Donde no existe ningún registro, y el gasto fue genuino, reconstruir un recibo fiel a partir de una línea bancaria y tu propia memoria del pedido es algo razonable de hacer. Manténlo preciso con respecto a las pruebas que posees. Las plantillas para los casos comunes están aquí: recibo de café, recibo de cafetería, recibo estilo Starbucks, y recibo de panadería.
Los recibos de entrega tienen más líneas de las que la gente espera
Un total de entrega de comida rara vez es solo la comida. Un desglose típico separa el subtotal del artículo, una tarifa de entrega, una tarifa de servicio o plataforma, impuestos y una propina, y la suma de esos puede estar muy por encima de los precios del menú. Cualquiera que presente una comida entregada como un gasto comercial generalmente necesita la versión detallada en lugar de la cifra única en el estado de cuenta de la tarjeta, porque la parte deducible y las tarifas son tratadas de manera diferente por la mayoría de los equipos financieros.
Lo mismo se aplica a los catering. Un recibo de catering para un almuerzo en la oficina o un evento tiende a llevar un conteo de personas, una tarifa por persona, un cargo de entrega o montaje, y a veces un cargo por servicio que no es una propina. Poner esos en líneas separadas es lo que hace que el documento sea utilizable más tarde. Consulta los ejemplos de recibo de Grubhub, recibo de Uber Eats, y recibo de catering.
¿Quién necesita un recibo de café, bar o bebida?
• Cafés independientes, tostadores de café y carros de café móviles que emiten recibos sin un sistema completo de punto de venta
• Bares y pubs que reemiten un recibo de cuenta para un cliente que perdió el suyo
• Panaderías y puestos de mercado que aceptan efectivo y necesitan un registro escrito para un cliente
• Caterings que facturan a una oficina, una boda o un evento privado
• Empleados reconstruyendo un recibo de reunión con un cliente o almuerzo de equipo para un informe de gastos
• Autónomos que rastrean pequeños gastos de hospitalidad durante un mes
Qué busca un revisor de gastos
Los equipos de finanzas rechazan reclamaciones de hospitalidad por razones predecibles, y casi todas se reducen a falta de detalle más que a sospecha. El revisor generalmente quiere el nombre y la ubicación del local, la fecha, lo que realmente se compró, el impuesto tratado como una línea propia, y el monto final pagado. El alcohol a menudo se trata por separado de la comida en la política de la empresa, lo que es otro argumento para detallar en lugar de presentar un único total.
Las propinas causan la otra mitad del problema. Una propina manuscrita añadida a un recibo de tarjeta después del total impreso significa que el recibo y el cargo de la tarjeta no coincidirán, y el revisor necesita ver ambas cifras para reconciliarlas. Si estás reconstruyendo tal recibo, muestra el total antes de la propina y la propina como líneas separadas en lugar de un número fusionado.
Crear uno aquí
Abre el editor, elige un diseño que coincida con el tipo de local, y reemplaza los valores de muestra. Puedes renombrar el bloque de encabezado al local, añadir o eliminar líneas de artículos, establecer la tasa de impuestos, añadir una línea de gratificación separada, incluir un número de cuenta o cheque, y subir un logo si eres un operador emitiendo tus propios recibos. Exportar como PDF, PNG o JPG.
Para comidas de servicio completo con números de mesa, cubiertos y cuentas divididas, utiliza las plantillas de recibos de restaurante en su lugar. Para compras de alimentos y mercados, ve la plantilla de recibo de supermercado.